دستگاه کپی از مهم ترین و پر کاربرد ترین وسایلی است که امروزه در تمامی ادارات و شرکت ها قرار می گیرد. به دلیل دسترسی راحت همه افراد و رفت و آمد زیاد در این مناطق٬ این دستگاه ها معمولا امکاناتی دارند تا همه نتوانند از آن ها استفاده کنند. این آپشن ها به منظور بالا رفتن امنیت و استفاده اختصاصی از دستگاه توسط افراد محدود است. قابلیت هایی پیش بینی شده اند که از طریق آن ها می توانید با تعریف کردن یک پسوورد٬ استفاده از دستگاه را برای افراد دیگر غیرممکن کنید. گذاشتن رمز بر روی دستگاه کپی اهمیت زیادی دارد و به ویژه در محیط های عمومی که رفت و آمد بیشتر هم هست٬ توصیه می شود.
بعضی از دستگاه های کپی به شما این اجازه را می دهند تا بتوانید چند رمز را به صورت همزمان تعریف کنید تا هر فرد بتواند رمز خودش را داشته باشد. همچنین می توانید تعداد کپی برای هر فرد را هم محدود کرده و کنترل بهتری روی کارکرد دستگاه داشته باشید. گذاشتن رمز روی فتوکپی نیازمند دقت به نکات و پیش گرفتن مراحل مختلفی است که در این مطلب به آن ها می پردازیم. ما به دستگاه کپی شما جان دوباره می دهیم!
اهمیت رمزگذاری بر روی دستگاه کپی
امروزه دیگر دستگاه های کپی اطلاعات مختلفی را اسکن و ذخیره سازی می کنند که گاهی شامل دیتا های مهم و محرمانه شرکت هم می شود. در چنین مواقعی باید در نظر داشته باشید که دسترسی افراد متفرقه و همه کارکنان را به این اطلاعات قطع کنید. به همین منظور قابلیتی بر روی دستگاه های کپی در نظر گرفته می شود تا شما این رمزگذاری دستگاه کپی را با خیال راحت انجام دهید.
علاوه بر اهمیت امنیتی این موضوع٬ ممکن است افراد مختلف تنظیمات متفاوتی را برای چاپ در نظر داشته باشند. برای همین می توانید با مشخص کردن رمز اختصاصی برای هریک از کاربران، کار را نیز راحت تر کنید.
آموزش رمزگذاری بر روی دستگاه کپی
همان طور که گفته شد، گذاشتن رمز بر روی دستگاه کپی اهمیت زیادی دارد و می تواند کارکرد دستگاه را هم تحت تاثیر قرار دهد. اگر در اداره یا شرکتی کار می کنید که تعداد پرسنل زیاد است و یا مشتری و ارباب رجوع رفت و آمد زیادی به محیط دارند، لازم است حتما نسبت به تعیین رمز دستگاه کپی اقدام کنید. گذاشتن پسوورد یک قابلیت بسیار مهم محسوب می شود. تمامی دستگاه هایی که بعد از سال ۲۰۰۲ وارد بازار می شوند٬ هارد دیسک دارند.
این هارد دیسک ها ممکن است تصاویر و یا اطلاعات خاصی داشته باشند که جزء اسرار محرمانه کمپانی و یا فرد باشد. در نتیجه باید نحوه رمزگذاری روی دستگاه کپی را به صورت جدی پیگیری کنید. در ادامه به فرآیندی که باید برای گذاشتن رمز روی فتوکپی پشت سر بگذارید به صورت کامل اشاره کرده ایم.
1. ابتدا بخش منو و یا ستاپ دستگاه را بزنید تا به منوی تنظیمات بروید.
2. بعد از باز شدن پنل، به بخش system step رفته و آن را انتخاب کنید.
3. بعد گزینه هایی برای شما باز می شوند که شما باید روی administration بزنید.
4. در قدم بعدی گزینه product security را زده و آن را روی on بگذارید.
5. حالا رمز عبور را وارد کرده و آن را ذخیره نمایید. پیش از ذخیره سازی مطمئن شوید که رمز را دارید.
6. این بخش و تعیین رمز روی دستگاه کپی فقط برای ادمین ممکن است و افراد دیگر نمی توانند تغییری ایجاد کنند.
بازیابی رمز دستگاه کپی
بعد از گذاشتن رمز بر روی دستگاه کپی، ممکن است به هر دلیلی آن را فراموش کنید و یا رمز اولیه را درست وارد نکرده باشید. به هر دلیلی با چنین موقعیتی رو به رو شدید، مراحل بازیابی رمز دستگاه کپی را دنبال کنید. بعد از نحوه رمزگذاری روی دستگاه کپی، هم ادمین و هم کارکنان ممکن است با چنین مشکلی مواجه شوند و با وجود سخت بودن این مسیر، باید مراحل را به دقت دنبال کنید.
1. در قدم اول یک بار دستگاه کپی را خاموش کنید و بعد از طریق دکمه روی دستگاه آن را روشن کنید.
2. ممکن است دکمه باشد و یا یک گزینه لمسی روی صفحه نمایشگر. آن را فشار دهید تا گزینه permanent stronge init نمایش داده شود.
3. وقتی این پیام نشان داده شد٬دکمه را رها کنید.
4. در این صورت دستگاه به تنظیمات اولیه بر می گردد و یک ریست کامل انجام می شود.
نکات مهم در رمزگذاری بر روی دستگاه کپی
بعد از اینکه مراحل را طی کردید و گذاشتن رمز بر روی دستگاه کپی تمام شد، دسترسی افراد متفرقه کاملا قطع می شود. با این حال به دلیل اهمیت زیادی که برخی دیتا های شرکتی دارند، بهتر است با رعایت برخی نکات و استفاده از امکانات دیگر، امنیت بیشتری ایجاد کنید. برای این کار می توانید اقدامات مختلفی انجام دهید که در این بخش به طور مختصر به هریک اشاره می کنیم. شما می توانید برای حفاظت از اطلاعات مهم ٬روی دستگاه٬ تصاویر و داده های قابل پردازش رمز بگذارید. این سیستم ها به صورت صد در صد غیر قابل نفوذ نیستند، اما می توانند امنیت هارد دیسک را تا حد زیادی تضمین کنند.
احراز هویت کارکنان
دسترسی کارکنان را محدود نمایید و اگر امکان تعیین چند رمز را دارید، از ترکیب اسم و رمز عبور استفاده کنید تا هم کاربری دستگاه قابل کنترل باشد و هم بتوانید با اعتماد بیشتری از آن استفاده کنید. حتما امکان خروج خودکار را هم فعال نمایید. در این صورت کاربران نمی توانند بعد از کار با دستگاه به بخش مدیریت اسناد وارد شوند.
از سیستم های دارای حافظه رم فرار استفاده کنید: این سیستم ها داده های پردازش شده را روی هارد دیسک ذخیره نمی کنند و از قابلیت فرار سیستم ذخیره سازی استفاده می کنند. بعد از اتمام کار دستگاه و خاموش شدن آن٬اطلاعات قبلی پاک می شوند.
استفاده از هارد دیسک رمز عبور دار
استفاده از هارد دیسک هایی که رمز عبور دارند اگرچه دسترسی افراد را به صورت صد درصدی قطع نمی کمند اما تا حد زیادی می تواند از درایور ها با رمز عبور محافظت نماید.
از مانیتور استفاده کنید
بهتر است کنترل دستگاه کپی را از طریق مانیتور پیش ببرید تا از هرگونه سوء استفاده جلوگیری نمایید. در این صورت نظارت بیشتری هم روی کاربر ها خواهید داشت.
پاک کردن اطلاعات
برخی دستگاه های کپی این قابلیت را دارند که طبق یک زمان بندی مشخص، وقتی دستگاه خاموش است و یا به صورت هفتگی اطلاعات را پاک می کنند.
